Interview mit David Vitrano zur Time-to-Hire

Foto: David Vitrano

Möglichst kurze Vakanzen, eine geringe Fluktuationsrate und mit möglichst wenig Aufwand die „richtigen“ Mitarbeiter finden – der Faktor Effizienz spielt bei der Personalgewinnung eine große Rolle. David Vitrano von Xing wird sich deshalb in seiner Keynote auf der Zukunft Personal Europe unter anderem der Time-to-Hire widmen, die eine immer stärker an Bedeutung gewinnende Kennzahl darstellt. Uns hat er bereits vorab im Interview einiges dazu erzählt und aufgezeigt, wie HR ganz wesentlich zum Unternehmenserfolg beitragen kann.

Sie sagen, dass die Time-to-Hire als Kennzahl immer stärker an Bedeutung gewinnt – warum ist das so? War es nicht schon immer wichtig, vakante Stellen möglichst schnell zu besetzen?

Geschwindigkeit, ein reibungsloser Ablauf und Taktung im Recruiting-Prozess werden immer wichtiger. Denn da draußen gibt es genügend Herausforderungen, die die Arbeit für Personaler erschweren. Der Wettbewerb um die begehrten Fachkräfte ist so intensiv wie nie. In Folge steigt die Time-to-Hire in den meisten Unternehmen spürbar an. Wenn man sich vor Augen führt, wie hoch die Ausfallkosten bei offenen Vakanzen im Einzelfall sein können, dann wird sehr schnell klar, welche immense Bedeutung eine möglichst kurze Time-to-Hire mittlerweile hat und wie wichtig es ist, die richtigen Stellschrauben zu finden, um sie zu minimieren. Und Time-to-Hire ist zudem für Unternehmen eine sehr relevante Indikation, wie gut sie in der Lage sind, neue Mitarbeiter zu gewinnen.

Wenn man sich vor Augen führt, wie hoch die Ausfallkosten bei offenen Vakanzen im Einzelfall sein können, dann wird sehr schnell klar, welche immense Bedeutung eine möglichst kurze Time-to-Hire mittlerweile hat. Klick um zu Tweeten

Wie lange benötigen Unternehmen durchschnittlich, bis eine vakante Stelle besetzt ist? Welche Auswirkungen hat eine überdurchschnittliche Time-to-Hire für ein Unternehmen?

Das lässt sich schwer verallgemeinern. Die Time-to-Hire korreliert sehr stark mit der Anzahl an potenziell passenden Bewerbern. Je anspruchsvoller das Profil, desto schwieriger ist die Besetzung. So reicht die Time-to-Hire von einigen Wochen bei einfacheren Tätigkeiten bis hin zu mehreren Monaten bei exponierten Fach- und Führungskräften. Gefolgt von der Zeit des Wartens auf den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. So kann schon mal ein ganzes Jahr oder mehr Zeit vergehen. Der volkswirtschaftliche Schaden ist groß. Wir haben alleine im MINT-Bereich 500.000 offene Stellen, die gar nicht besetzt werden können. Eine überdurchschnittliche Time-to-Hire ist daher ein starker Wettbewerbsnachteil für diese Unternehmen. Sie werden immer länger brauchen, um Stellen neu oder nach zu besetzen. Damit fehlt ihnen zumindest zeitweilig das, was heute den Unterschied macht: Kreative Mitarbeiter, die mit neuen und innovativen Ideen das Unternehmen voranbringen.

Ohne bereits zu viel von Ihrem Vortrag vorwegzunehmen – wie lässt sich die Time-to-Hire reduzieren?

Der Fachkräftemangel wird sich nicht von einem Tag zum nächsten in Luft auflösen. Auch zusätzliche Kapazitäten und Manpower werden nicht plötzlich in den HR-Abteilungen vom Himmel fallen. Daher gilt es realistisch zu bleiben. Es müssen Wege gefunden werden, wie Recruiter effektiver mit ihrer wertvollen Zeit umgehen und ihren Output erhöhen können. An der Stelle kann ich nur allen Personalabteilungen empfehlen, die Möglichkeiten der Digitalisierung im Recruiting als große Chance zu begreifen. Sie kann einen immens wertvollen Beitrag leisten und die Recruiter im Daily Business entlasten. Durch Verschlankung und Automatisierung von Recruiting-Prozessen, durch intelligentes Matching und Filtering im Bewerbermanagement, durch Online-Assessment oder Talentpools – man könnte die Aufzählung beliebig fortsetzen – sparen Recruiter Zeit und schonen ihre Nerven. In der Folge können sie sich stärker auf das Wesentliche und ihre Kernkompetenzen fokussieren.

Durch Verschlankung und Automatisierung von Recruiting-Prozessen, durch intelligentes Matching und Filtering im Bewerbermanagement, durch Online-Assessment oder Talentpools sparen Recruiter Zeit und schonen ihre Nerven. Klick um zu Tweeten

Wie können Recruiter sicherstellen, dass vakante Stellen nicht nur schnell besetzt werden, sondern auch mit den „richtigen“ Mitarbeitern?

Sie sprechen einen guten und spannenden Punkt an. Die Time-to-Hire darf nicht das alleinige Maß aller Dinge sein, sondern muss immer im Zusammenhang mit anderen KPIs wie beispielsweise Fluktuation betrachtet werden. Sonst setzt man falsche Anreize, die Recruiter dazu motivieren, einfach den nächstbesten Kandidaten einzustellen. Das richtet dann mehr Schaden an, als das es hilft. Ich bin der festen Überzeugung, dass die Digitalisierung auch bei der Suche nach dem richtigen Kandidaten essentiell ist. Sie nimmt dem Recruiter zeitraubende Fleißarbeit ab, indem sie etwa durch intelligente Funktionen bereits eine relevante Vorauswahl an Kandidaten trifft, sei es durch Matching des Kandidaten mit den Anforderungen der Stellenanzeige oder durch Talentpools mit passenden Bewerbern für das Active Sourcing.

Die Time-to-Hire darf nicht das alleinige Maß aller Dinge sein, sondern muss immer im Zusammenhang mit anderen KPIs betrachtet werden. Sonst motiviert man Recruiter dazu, einfach den nächstbesten Kandidaten einzustellen. Klick um zu Tweeten

Recruiter können sich dann stärker um das Herzstück des Recruitings kümmern, also die Gespräche und die Auswahl des richtigen Kandidaten. Die Einschätzung der weichen Faktoren wird bei der Einstellung immer wichtiger, das kann heute noch keine KI. Passt eine Person ins Unternehmen, ins Team? Ist Cultural Fit vorhanden? Kann die Person sich wirklich mit der Mission identifizieren? Hierfür ist sehr viel Erfahrung und Kenntnis des Unternehmens notwendig. Die Personalarbeit erfährt hier im Kern eine große Aufwertung. Darüber können sich alle Recruiter freuen, aber bitte auch nicht zu lange. Denn wo es ein Recht gibt, folgen auch Pflichten. Recruiter müssen diese Entwicklung annehmen und sich voll darauf einstellen. Dann stehen ihnen gute Zeiten bevor.

Die Time-to-Hire beginnt, sobald eine Vakanz entsteht – eine Ursache dafür ist die hohe Fluktuation in vielen Unternehmen. Sollte sich HR deshalb nicht eher darauf fokussieren, die Fluktuationsrate zu reduzieren?

Klar, die Mitarbeiterbindung spielt eine zentrale Rolle. Niemand weiß besser als Personaler, welche Kosten eine Nach- oder Neubesetzung nach sich zieht. Dagegen erscheint der Aufwand für eine gute Mitarbeiterbindung eher gering und lässt sich in der Regel mit Board-Mitteln stemmen. Ein gutes Onboarding, Feedback-Gespräche, Messung der Mitarbeiterzufriedenheit – all diese Dinge müssen natürlich sitzen, damit ein guter neuer Mitarbeiter nicht gleich wieder die Segel streicht. Wer die Time-to-Hire senken will, muss also alle Korrelationen und Zusammenhänge im Blick behalten. Daher reden wir am Ende nicht von einem Entweder-oder, sondern ganz klar von einem Sowohl-als-auch der Kennzahlen.

Die aktive Kandidatenansprache wird immer populärer, viele Unternehmen warten nicht mehr auf Bewerbungen, sondern machen sich selbst auf die Suche nach den passenden Kandidaten, bspw. über XING. Mit welchen Argumenten können Recruiter die Kandidaten überzeugen? Was sind No-Gos?

Das ist natürlich sehr spezifisch und individuell, je nachdem um welche Jobrolle oder Hierarchiestufe es geht. Pauschal lässt sich festhalten, dass neben den harten Faktoren wie Gehalt, Benefits und Rollenprofil, die weicheren Faktoren immer wichtiger werden. Und das nicht nur bei Millenials und Einsteigern. Die Kandidaten schauen insgesamt aufgrund der für Fachkräfte guten Arbeitsmarktlage genauer auf die Unternehmenskultur, den Team-Fit, flexible Arbeitsbedingungen, Gestaltungsspielräume und Weiterbildungsmöglichkeiten, die ihnen angeboten werden. Also viele Dinge, die häufig unter dem Buzzword „New Work“ zusammengefasst werden. Wer solche Dinge anbieten kann, der kann auch Kandidaten für sich gewinnen, ohne gleich mit den großen Scheinen wedeln zu müssen. In der direkten Ansprache sind Individualität und Authentizität das oberste Gebot. Nichts ist schlimmer als wenn ein künstlich aufgesetztes Employer Branding nach ein paar Nachfragen wie ein Kartenhaus in sich zusammenfällt.

In der direkten Ansprache sind #Individualität und #Authentizität das oberste Gebot. Nichts ist schlimmer als wenn ein künstlich aufgesetztes #Employer #Branding nach ein paar Nachfragen wie ein Kartenhaus in sich zusammenfällt. Klick um zu Tweeten

Raten Sie zur aktiven Kandidatenansprache für alle Berufs- und Altersgruppen oder ist sie vor allem sinnvoll für bestimmte Branchen oder Positionen?

Die aktive Ansprache gewinnt grundsätzlich an Bedeutung. Aus dem einfachen Grund, dass sich die Machtverhältnisse auf dem Arbeitsmarkt gedreht haben. Heutzutage halten die Kandidaten die Zügel in der Hand und die Unternehmen müssen viel stärker auf ihre Bedürfnisse eingehen. Dazu zählt auch, dass sich die wenigsten Bewerber heute noch komplizierten und aufwändigen Bewerbungsverfahren unterwerfen. Daher steht die aktive Kandidatenansprache heute im Zentrum der Personalarbeit. Klar ist aber auch: Active Sourcing ist zeitintensiv und bedeutet immer individuelle Kommunikation. Realistisch betrachtet lässt sie sich leider nicht für jede Vakanz durchführen. Hier müssen die Experten im Recruiting abwägen und aus ihrer Erfahrung entscheiden, bei welchen Jobrollen und welchen Positionen die direkte Ansprache eingesetzt werden kann. Sinn macht sie immer, aber nicht alles was sinnvoll ist, ist auch immer machbar.

Inwieweit lohnt es sich, auch mit ehemaligen Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben und ein Netzwerk aufzubauen in Bezug auf zukünftige Vakanzen?

Als Teil der Arbeit an der Arbeitgebermarke sollte die Pflege von Alumni-Netzwerken eine Selbstverständlichkeit sein – ist es aber bei weitem noch nicht. Die Begeisterung für Netzwerke ist etwas, das sich Recruiter ohnehin auf die Fahnen schreiben sollten. Wie in anderen Jobs auch, erfolgt im Recruiting gerade ein Paradigmenwechsel. Der passive Recruiter, der im Büro mit einer Tasse Tee auf Bewerbungen wartet, gehört der Vergangenheit an. Die Profession wird sich in Zukunft durch ganz neue Eigenschaften auszeichnen. Der Recruiter wird Markenbotschafter, Promoter und Redner – er muss auf die großen und kleinen Bühnen der Branche und für sein Unternehmen begeistern. Die Haltung muss eine pro-aktive werden, von einem Verwalten von Vakanzen müssen wir zu einem Management von Talenten kommen. Dazu gehört natürlich auch, schon heute an morgen zu denken und zum Beispiel Talentpools mit Inhalten und Events zu bespielen. Deswegen lautet die Antwort. Ja, Alumni-Netzwerke sind wichtig und gut. Noch wichtiger ist ein grundsätzlicher Wandel des Mindsets. Aber ich bin in der Hinsicht optimistisch und sehe auch schon zahlreiche Unternehmen, die das vorbildlich umsetzen und mit Leben füllen.

Die Profession wird sich in Zukunft durch ganz neue Eigenschaften auszeichnen. Der Recruiter wird Markenbotschafter, Promoter und Redner – er muss auf die großen und kleinen Bühnen der Branche und für sein Unternehmen begeistern. Klick um zu Tweeten

Zu David Vitrano

David Vitrano ist seit 2016 Vice President Marketing & New Business Sales und Prokurist bei XING E-Recruiting sowie Geschäftsführer des XING E-Recruiting Standorts in Österreich. In dieser Funktion verantwortet er sämtliche Vermarktungs- und Kommunikationsaktivitäten und den Neukundenvertrieb für das Geschäftsfeld E-Recruiting. Dazu gehören im Wesentlichen Lösungen zur Personalgewinnung und Employer Branding. Zuvor leitete er das Marketing sowie Pre-Sales und baute den Vertriebsstandort in Wien für den Bereich E-Recruiting auf.

Auf der Zukunft Personal Europe hält er am 12. September um 12:00 Uhr seine Keynote mit dem Titel „New Recruiting: Wie HR in Zeiten der Digitalisierung zum Unternehmenserfolg beitragen kann

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