Guido Zander im Interview zu flexiblen Arbeitszeitmodellen

Quelle: Guido Zander

Seine satirischen Artikel „So zerstören Sie Ihren Betriebsfrieden zuverlässig“ und „Noch mehr Tipps, um Ihr Unternehmen zu ruinieren“ über Arbeitszeitgestaltung haben auf LinkedIn bereits über 100.000 Leser. Auf der Zukunft Personal Nord wird Guido Zander, Geschäftsführer der SZZ-Beratung für Arbeitszeit und Personaleinsatzplanung, seine Erfahrungen und Anekdoten aus über zwanzig Jahren Beratungspraxis live und mit einem Augenzwinkern zum Besten geben. Wir haben vorab mit ihm gesprochen und festgestellt: Genauso lustig wie seine Anekdoten zur Umsetzung von Arbeitszeitmodellen sind, so ernst und wichtig ist Guido Zander das Thema tatsächlich.

Die Resonanz auf Ihre satirischen Artikel macht deutlich: Flexible Arbeitszeitmodelle scheinen noch in vielen Unternehmen ein akutes Problem darzustellen. Warum tun sich viele Unternehmen so schwer damit?

Mehrere Aspekte spielen hier eine Rolle: Zum einen gibt es leider immer wieder eine Minderheit von Mitarbeitern, die flexible Regelungen auf die Spitze treiben und ausnutzen. Statt mit guter Führung gegenzusteuern, ist aufgrund des Vertrauensverlustes meist der Abbau von Freiheit und Flexibilität im Unternehmen die Reaktion.

Zum anderen scheuen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer häufig Veränderung, nach dem Motto: Das war schon immer so, warum sollten wir da was ändern? Das führt dazu, dass man erst über Veränderungen im Arbeitszeitmodell nachdenkt, wenn die Schmerzen schon sehr groß sind. Das erleben wir aktuell sehr häufig: Der Umbruch in der Arbeitswelt ist da, der demografische Wandel schlägt zu, es herrscht Fachkräftemangel. Und plötzlich ist das Interesse an flexiblen Arbeitszeitmodellen zwar sehr hoch, die Angst vor größeren Veränderungen aber leider ebenso.

Guido Zander: Viele Unternehmen denken erst über Veränderungen im Arbeitszeitmodell nach, wenn die Schmerzen schon sehr groß sind. #Arbeitszeitgestaltung #flexibel Klick um zu Tweeten

Die SZZ prägt den Begriff „Arbeitszeit 4.0“ – die konsequente Ausrichtung der Arbeitszeit an den Bedürfnissen des Unternehmens und den einzelnen Mitarbeitergruppen. Sind diese Bedürfnisse nicht oft gegensätzlich?

Grundsätzlich gibt es diesen Konflikt, das stimmt. Es wird nie ein Modell geben, bei dem alle Arbeitgeberforderungen und alle Arbeitnehmerwünsche umgesetzt werden können, da diese oftmals nicht zusammenpassen. Für uns ist der Bedarf das entscheidende: Wenn im Unternehmen während der Sommermonate z.B. die Auftragslage abflaut, ist es möglich, dass viele Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub nehmen. Ein Hersteller von Softeis hingegen wird seinen Mitarbeitern diesen Wunsch nicht erfüllen können. Das Geschäftsmodell und die Branche sind also entscheidend. Wir identifizieren den Flexibilitätsbedarf des Unternehmens auf verschiedenen Ebenen: kurz-, mittel- und langfristig. Selten ist dieser so hoch, dass 100 Prozent der Belegschaft komplett flexibel sein müssen. Zusätzlich lässt sich über Big Data Analysen und zuverlässige Forecasts auch noch mehr Planungssicherheit selbst bei volatilen Nachfragesituationen herstellen. Darüber hinaus können verschiedene Flexibilitätsmodelle angeboten werden, die sich sehr gut mit dem Wunsch nach lebensphasenorientiertem Arbeiten verbinden lassen.

Das bedeutet, dass verschiedene Arbeitszeitmodelle im gleichen Unternehmen für verschiedene Ansprüche umgesetzt werden sollten?

Genau! Denn ein Arbeitszeitmodell für alle Vollzeitkräfte halte ich für vollkommen falsch. Bei nur einem Modell wird überhaupt nicht berücksichtigt, dass sich die Vollzeitbeschäftigten in komplett unterschiedlichen Lebenssituationen befinden. Ein(e) Alleinerziehende(r) ist doch viel weniger flexibel als jemand, der ungebunden ist. Lasst uns doch die Flexibilitätspotenziale der unterschiedlichen Mitarbeitergruppen so nutzen, dass das Unternehmen die Gesamtflexibilität bekommt, die es braucht, aber keiner der Mitarbeiter überfordert wird. Über Lebensarbeitszeitkonten könnten beispielsweise gleitende Vorruhestandsregelungen getroffen werden, bei denen ältere Mitarbeiter ohne signifikante Gehaltseinbußen sukzessive von Jahr zu Jahr ihre Arbeitszeit reduzieren können. Wenn diese dann z.B. nur noch drei Tage die Woche arbeiten müssten, wären sie deutlich entlastet, dadurch weniger krank und obendrein noch unglaublich flexibel einsetzbar.

Es gibt nur ein störendes Paradigma, das immer noch vorherrscht: Wer viele Stunden arbeitet, leistet mehr. Anreizsysteme für reinen Zeitverbrauch sind gängig. Meiner Meinung nach sollte stattdessen Flexibilität honoriert werden. Was bringt es dem Unternehmen, wenn der Mitarbeiter jeden Tag zehn Stunden im Büro verbringt, um Anerkennung vom Chef oder Mehrarbeitszuschläge zu bekommen, obwohl er viel früher seine Arbeit erledigt hat. Da ist es doch besser, der Mitarbeiter geht um 16 Uhr, wenn nichts mehr zu tun ist, und kann dafür in Hochphasen länger arbeiten.

Guido Zander: Flexibilität sollte mehr honoriert werden als reiner Zeitverbrauch! Klick um zu Tweeten

Was halten Sie von dem Gedanken, überhaupt nicht mehr nach Zeit, sondern nur noch nach Leistung zu bezahlen?

Da wo es Sinn macht und funktioniert, finde ich es grundsätzlich gut. Zum Beispiel im Vertrieb, wo ich eine klare Zielsetzung habe. Ob der Umsatz in 35 oder 43 Stunden zustande kommt, kann mir als Arbeitgeber bis zu einer gewissen Grenze egal sein. Es darf mir als Arbeitgeber aber nicht mehr egal sein, wenn der Mitarbeiter zur Zielerreichung andauernd 50 Stunden pro Woche arbeiten muss. Die Ziele müssen also angemessen sein. Und es braucht weiterhin eine gewisse Form von Zeiterfassung, um sicherzustellen, dass die Zielsetzungen innerhalb gewisser Arbeitszeitrahmen auch erreichbar sind. Außerdem ist Zeiterfassung die Basis für Kalkulation, Planung und Personalbedarfsanalysen. Wenn ich nicht mehr weiß, wie viele Leute ich brauche, um ein gewisses Produkt herzustellen, dann wird es kritisch.

Wie überzeugen Sie Geschäftsführer und Personalverantwortliche, flexible Arbeitszeitmodelle einzuführen? Welche Gründe sprechen aus rein wirtschaftlicher und unternehmerischer Sicht dafür?

Da gibt es eine Menge Gründe: Durch flexible Arbeitszeitmodelle können Unternehmen den Arbeitseinsatz an den Bedarf anpassen. Bei einem Jahresarbeitszeitmodell, bei dem die Arbeitszeitkapazität dem saisonalen Verlauf angepasst wird, gibt es dadurch keine klassischen Überstunden mehr und auch keine Leerzeiten.

Allerdings darf die Flexibilität nicht dazu führen, dass die Mitarbeiter ihr Privatleben überhaupt nicht mehr planen können. Es ist entscheidend, Arbeitszeitmodelle für Mitarbeiter einzuführen, die ganz klare Regelungen bzgl. Arbeitszeitmenge und Flexibilität beinhalten, so dass die Mitarbeiter zwischen den vorhandenen Modellen bewusst das wählen können, was sie in der aktuellen Lebenssituation auch tatsächlich leisten können. Denn durch zufriedene Mitarbeiter können hohe Kosten vermieden werden. Unzufriedene oder überforderte Mitarbeiter werden öfters krank und wechseln häufiger das Unternehmen.

Und das kann für Unternehmen richtig teuer werden, gerade in Zeiten des Fachkräftemangels: Eine qualifizierte Stelle neu zu besetzen – inklusive Neu-Recruiting, Einarbeitung und Weiterbildung des neuen Mitarbeiters – ist mit Kosten von bis zu einem Jahresgehalt verbunden! Und Unternehmen, die eine 10 Prozent höhere Krankenquote als der Branchendurchschnitt aufweisen, haben auch zehn Prozent höhere Personalkosten! Das wird leider oft stillschweigend akzeptiert, während sich Unternehmen auf der anderen Seite sehr schwer tun, beispielsweise die Arbeitszeit von 40 auf 38 Stunden zu reduzieren. Dabei würde das, wenn sich dadurch das System stabilisiert, weniger kosten.

Guido Zander: Zufriedene Mitarbeiter sind auch aus wirtschaftlicher Sicht wichtig. Eine qualifizierte Stelle neu zu besetzen ist mit Kosten von bis zu einem Jahresgehalt verbunden! Klick um zu Tweeten

Die Grenzen von Freizeit und Beruf verschwimmen durch die Digitalisierung immer mehr, viele können jederzeit von überall arbeiten – bringt das nicht auch große Nachteile für die Arbeitnehmer mit sich, wenn Arbeitszeit und -ort nicht mehr klar vorgegeben sind?

Wenn Modelle wie Home-Office und agiles Arbeiten richtig gelebt werden, kann das für beide Seiten extrem gut sein. Vor kurzem habe ich den Begriff „Work-Life-Integration“ gelesen, als Gegenmodell zu Work-Life-Balance: Die ungeliebte Arbeit und das heilige Privateben müssen nicht mehr ausgeglichen werden, sondern die Arbeit macht Spaß und wird in den Alltag integriert. Das gibt einem natürlich einen richtigen Kick, ist allerdings auch nicht mit jeder Tätigkeit möglich.

Wenn diese Art zu arbeiten allerdings auf einen Arbeitgeber trifft, der das ausnutzt und informelle Regeln aufstellt, wie „um 23 Uhr erwarte ich noch eine Antwort auf meine E-Mail“, dann ist es tatsächlich sehr gefährlich.

Ich halte auch nichts von diesen völlig regelfreien Modellen, in denen es keine Vorgaben mehr zur Arbeitszeit oder Urlaub gibt. Jeder soll dann so viele Urlaubstage nehmen können, wie er will. Das finde ich total gefährlich. Wozu führt das denn? Viele Mitarbeiter nehmen weniger Urlaub, als ihnen eigentlich zustehen würde, weil sie Angst haben, die totale Freiheit wieder zu verlieren. Und was passiert denn, wenn manche Mitarbeiter jedes Jahr tatsächlich drei Monate am Stück Urlaub machen? Da ist großes Potenzial für Neid und Missgunst.

Mein Fazit: Die neue Art der Arbeit kann sehr gut funktionieren, aber man braucht klare Regeln dafür. Dazu gehören Urlaubsanspruch und Vereinbarungen bezüglichen Zielen und Arbeitszeit, allerdings m.E. völlig andere Regelungen als die derzeit etablierten.

Die neue Art der Arbeit kann sehr gut funktionieren, aber man braucht klare Regeln dafür. Dazu gehören Urlaubsanspruch und Vereinbarungen bezüglichen Zielen und Arbeitszeit. #NewWork #arbeiten4.0 Klick um zu Tweeten

Was können Unternehmen neben der Arbeitszeitgestaltung noch tun, um zukünftigen Herausforderungen des gesellschaftlichen Wandels zu begegnen?

Ich halte das Gesundheitsmanagement für sehr wichtig, gerade auch, um dem demografischen Wandel zu begegnen. Generell sollte der Teamgedanke mehr gestärkt und die Potenziale der Zusammenarbeit von jungen und alten Mitarbeitern genutzt werden. Darüber hinaus ist das Spotlight der Zukunft Personal Nord „Disruptive Leadership“ ein Kernthema: Wir müssen weg von hierarchischen Mustern, hin zu selbstorganisierenden Strukturen. Teams, die sich selbst managen und Führungskräfte, die nur noch als Coach agieren. Dazu müssen sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer weiterentwickeln.

Zur Person

Guido Zander ist Geschäftsführer der Dr. Scherf Schütt & Zander GmbH (SSZ-Beratung). Seit 1995 berät er Unternehmen aller Branchen und Größen zu Arbeitszeit und Workforce Management. Auf der Zukunft Personal Nord hält er am 15. Mai um 9:50 Uhr den Eröffnungsvortrag mit dem Titel: „Hey Chef – kann ich ma frei?!?“

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