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„Auch ich habe kein Büro mehr und muss mir jeden Tag einen Arbeitsplatz suchen“

Markus Köhler von Microsoft über maximale Flexibilität und Agilität

Quelle: Markus Köhler

Maximale Flexibilität und Agilität für alle Mitarbeiter – wovon viele Unternehmen bislang noch träumen, hat Microsoft Deutschland im September 2016 in die Tat umgesetzt. Seit dem Umzug in die neue Deutschland-Zentrale in München lebt der global agierende Konzern digitale Arbeitskultur dort vor. In einer Keynote erzählte Markus Köhler, Leiter Personal und Mitglied der Geschäftsführung von Microsoft Deutschland, auf der Messe Zukunft Personal in Köln anschaulich, was Unternehmen tun können, um die Umstellung auf ein virtuelles Büro auch bei sich erfolgreich umzusetzen. Im Interview vor Ort spricht er aber ebenso über die Hürden, die im Zuge einer solch wegweisenden Umstrukturierung lauern können.

Ein erfolgreiches Unternehmen muss heutzutage vor allem eines sein: agil. Microsoft Deutschland ist im Jahr 2016 einen wichtigen Schritt in diese Richtung gegangen. In der neuen Unternehmenszentrale in München hat Ihr Konzern seine Vision von der Zukunft der Arbeit umgesetzt. Wie steinig war der Weg dorthin?

Microsoft Deutschland ist ja nicht erst über Nacht zu einem agilen Unternehmen geworden. Flexible und auf Vertrauen basierende Arbeitszeiten für alle Mitarbeiter beispielsweise gibt es im Unternehmen bereits seit 1998. Allerdings hatten wir an unserem vorherigen Standort noch viele räumliche Barrieren, wie beispielsweise feste und teilweise voneinander abgetrennte Arbeitsplätze, die ein agiles und flexibles Arbeiten, einen permanenten Austausch der Kollegen untereinander, sowie ein Miteinander in allerletzter Konsequenz nicht zugelassen haben. Deshalb haben wir uns vor etwa fünf Jahren dazu entschlossen, eine neue Zentrale zu schaffen und dort völlig neue Wege zu gehen. Bei der Planung haben wir auch ganz konkret die Mitarbeiter mit einbezogen und sie gefragt, was ihnen im neuen Büro wichtig ist – das ging sogar soweit, dass wir sie zwischen drei verschiedenen Standorten haben wählen lassen.

An welchen Stellschrauben wurde ganz konkret gedreht im Unternehmen, um das neue Konzept Wirklichkeit werden zu lassen?

Wir haben beispielsweise den auf den ersten Blick vielleicht radikal erscheinenden Schritt gewagt, niemandem mehr einen festen Arbeitsplatz zuzuteilen. Unsere Geschäftsführerin Sabine Bendiek hat kein eigenes Büro mehr, ich ebenso wenig, alle Mitglieder der Geschäftsführung suchen sich jeden Tag wie alle anderen Mitarbeiter auch einen freien Arbeitsplatz. Alles andere wäre doch gerade in einem global operierenden Unternehmen in der Digitalbranche nicht mehr ganz zeitgemäß. Ich beispielsweise bin viel unterwegs, dank Laptop und Cloud kann ich arbeiten, wann und wo ich will – das ist doch super! Außerdem haben wir im neuen Gebäude vier Arbeitsbereiche eingerichtet. Einen für konzentriertes Arbeiten ganz alleine, einen für konzentrierte Gruppenarbeit, einen für Zusammenarbeit im offenen Austausch und einen, an dem die Mitarbeiter auch ganz zwanglos zusammentreffen können. Wenn in einem kein Platz mehr ist, kann problemlos das Stockwerk gewechselt werden. Außerdem haben wir uns entschieden, unsere Mitarbeiter durch klare Zielvorgaben nach Leistung zu beurteilen, nicht nach Anwesenheit. Wir haben somit nicht mehr nur eine Kultur der Vertrauensarbeitszeit, sondern auch des Vertrauensarbeitsorts. Darüber gibt es sogar eine Betriebsvereinbarung, die jedem Mitarbeiter absolute Freiheit garantiert. Damit das auch voll in Anspruch genommen wird, erwarten wir von unseren Führungskräften, dass sie diese Vertrauenskultur auch aktiv vorleben.

@MircosoftDE hat den vielleicht radikal erscheinenden Schritt gewagt: In der Unternehmenszentrale hat niemand mehr ein fest zugeteiltes Büro, auch die Geschäftsführung sucht sich jeden Tag einen freien Arbeitsplatz. Klick um zu Tweeten

„Das haben wir doch schon immer so gemacht“: Vor welche Herausforderungen wird ein Unternehmen gestellt, wenn es ein völlig konträres neues Arbeitskonzept einführt?

Wir hatten den Vorteil, dass der Umzug keine Revolution, sondern eine Evolution war. Es ist sicher klug, den bisherigen Modus Operandi nicht von einem Tag auf den anderen komplett auf den Kopf zu stellen, sondern Veränderungen stückchenweise anzugehen. Unserer Erfahrung nach ist es außerdem wichtig, die Mitarbeiter aktiv bei der Neugestaltung mit einzubeziehen. Gleichzeitig muss man manche Dinge ein Stück weit auch einfach mal ausprobieren. Eine große Frage bei unserem Umzug lautete bei vielen unserer Mitarbeiter beispielsweise: Wo finde ich in der Parkstadt Schwabing einen Parkplatz? Mit dem Einzug war das dank der guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr plötzlich kein Thema mehr. Manche Mitarbeiter waren anfangs ebenfalls skeptisch, dass sie keinen persönlichen Arbeitsplatz mehr hatten und jeden Abend dafür sorgen mussten, dass der heutige am nächsten Morgen sauber und aufgeräumt vielleicht einem anderen Kollegen zur Verfügung stehen muss. Auch das wurde letzten Endes nicht mehr so heiß gegessen, wie es gekocht wurde. Das Bild des Partners oder der Familie hat heute jeder auf Laptop oder Smartphone, kleine Blumen oder andere persönliche Gegenstände fanden auch irgendwo ein Plätzchen.

Es ist wichtig, die Mitarbeiter aktiv bei der Neugestaltung des Arbeitskonzepts mit einzubeziehen. Klick um zu Tweeten

Wie können eher skeptische Arbeitnehmer an Bord geholt werden?

Wir haben Mitarbeiter, die möchten nicht von zu Hause aus arbeiten, sondern zu den klassischen Bürozeiten reinkommen. Auch das ist natürlich genauso möglich. Wie gesagt, maximale Flexibilität und Agilität für jeden bedeutet eben, dass jeder sich bei uns seine Arbeit so gestalten kann, wie er das möchte. Wir haben ja keine Sitzplätze abgebaut. Gesetz den Fall, dass an einem Tag alle unsere Mitarbeiter tatsächlich gleichzeitig im Büro arbeiten wollen würden, dann würde jeder von ihnen einen Arbeitsplatz finden. Durch diese Vielfalt an Möglichkeiten, die wir unseren Mitarbeitern anbieten, ist eigentlich für jeden das passende Konzept dabei.

Gibt es Unternehmen, zu denen das agile Arbeitskonzept aus Ihrer Sicht nicht passt – und sind sie dann überhaupt zukunftsfähig?

Es hängt natürlich stark davon ab, welche Arbeitsstrukturen ein Unternehmen hat. Es gibt natürlich Produktionszweige, in der die räumliche und zeitliche Anwesenheit des Mitarbeiters unabdingbar ist. Das Ziel der Digitalisierung ist am Ende des Tages meiner Meinung nach ja ganz klar, das Leben der Menschen zu erleichtern. Und es gibt in jedem Unternehmen Bereiche, beispielsweise bei der Reisekostenabrechnung oder Terminvereinbarung beim Betriebsarzt, die problemlos auf digitalem Wege möglich sind. Im Privatleben füllt heute doch auch kaum noch jemand Anträge in Papierform aus, Termine werden idealerweise im Onlineterminkalender ausgemacht, Essen per App bestellt. Jedes Unternehmen kann solche Schritte machen und muss das auch, sonst verliert es gute Mitarbeiter. Es ist doch absurd, dass ich manchmal das Gefühl habe, die Digitalisierung ist im Privatleben der Leute bereits weiter vorangeschritten, als in ihrem Berufsleben. Das ist nicht zukunftsfähig.

Das Ziel der Digitalisierung: das Leben der Menschen zu erleichtern! Klick um zu Tweeten

Bei Microsoft Deutschland spricht man seit dem Umzug an den neuen Standort nicht mehr nur vom Konzept der Work-Life-Balance, sondern vom Work-Life-Flow – ist das nicht alter Wein in neuen Schläuchen?

Bei der Work-Life-Balance geht man ja nach wie vor davon aus, dass der Mitarbeiter strikt zwischen Arbeit und Privatleben trennt, also den klassischen Nine-to-five-Arbeitstag absolviert. Das ist in unseren Augen nicht mehr zeitgemäß. Wenn ein Mitarbeiter eine WhatsApp-Nachricht von seinem Partner erhält, eine Geburtstagskarte verschickt oder by the way etwas im Internet bestellt, dann wären das landläufig Privatangelegenheiten, die nicht erlaubt sind. Für uns deckt sich das aber nicht mehr mit der Lebensrealität der Menschen. Die Grenzen sollten heute durchlässiger sein. Studien beweisen einen Zug nach mehr Autonomie und Selbstbestimmung unserer Mitarbeiter von heute und dem wollen wir mit unserer Innovation des Work-Life-Flows entsprechen können. Vielleicht ein konkretes Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter am Morgen zwei Stunden ins Unternehmen kommt, dann heimfährt, um seine Kinder von Schule oder Kindergarten abzuholen, danach wieder an den Arbeitsplatz zurückkehrt oder im Homeoffice für uns arbeitet, wenn die Kinder im Bett sind, dann ist das bei uns überhaupt kein Problem. Unsere Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit den privaten Bedürfnissen unterordnen – übrigens nicht nur, wenn sie Kinder haben. Auch wenn bei uns jemand für einen Triathlon trainieren will, möchte er das vielleicht tagsüber tun. Sein Pensum holt er dann am Abend ein.

Manche loben am Konzept der zeitlichen und räumlichen Flexibilität ja besonders, dass nie Leerlauf entsteht, da sie immer arbeiten können, egal wann und wo. Was aber ist eigentlich so schlimm daran, wenn gleichzeitig alle über digitalen Burn-out klagen?

Zur Aufgabe eines Unternehmens gehört es absolut, seine Mitarbeiter vor Stress zu schützen. Deshalb schulen wir unsere Mitarbeiter, insbesondere unsere Führungskräfte, eine Sensibilität dafür zu entwickeln, ob es allen gut geht. Wenn ein Mitarbeiter mir jede Nacht um zwei Uhr mehrere Mails schreibt, sollte ich natürlich nachhaken, ob er zu viel zu tun hat, und ob er noch genug schläft. Aber genau das ist ja auch das Schöne an unserer Firmenkultur, wir stehen in ständigem Dialog und Austausch miteinander, mindestens einmal im Quartal gibt es Mitarbeitergespräche, bei denen über die Zielvereinbarungen geredet wird. Wir erwarten von unseren Führungskräften aber auch, dass sie sich mindestens einmal im Monat mit ihren Mitarbeitern zusammensetzen und nachhorchen, ob alles in Ordnung ist, oder etwas im Argen liegt. Vielleicht kommt bei dem Gespräch mit dem Mitarbeiter, der immer nachts Mails schreibt, heraus, dass sein Kind genau um diese Uhrzeit immer wach wird und er dann sowieso nicht mehr schlafen kann. Wie gesagt, wir gehen auf die individuellen Bedürfnisse jedes Einzelnen ein.

Ihr Unternehmen lebt eine digitale Arbeitskultur nicht nur, es bietet auch Soft- und Hardware an, um sie zu ermöglichen. Ist das Konzept des mobilen Arbeitens aus Ihrer Sicht bereits in den meisten Unternehmen en vogue – oder steckt noch viel Entwicklungspotenzial darin?

Skype beispielsweise war ursprünglich ein Dienst zur privaten Kommunikation, heute wird es auch in Firmen genutzt, um sich auszutauschen, wenn nicht alle am selben Ort sind. Genau das ist es, was wir erreichen müssen: Menschen einen intuitiven und individualisierten Umgang mit den technischen Möglichkeiten auch im Berufsleben zu bieten, um Hemmungen gegenüber der Digitalisierung abzubauen und niemanden abzuhängen. Hier gibt es aus meiner Sicht in vielen Unternehmen allerdings noch Luft nach oben. Momentan wird zu viel über die Nachteile der Digitalisierung diskutiert, wie ich finde, allein das Thema künstliche Intelligenz ist ja ein wahres Schreckgespenst. Hier positiver zu denken und die Chancen, die sich dadurch bieten, zu nutzen, sollten sich viele Unternehmen gerade in puncto mobiles Arbeiten auf die Fahnen schreiben.

In Bezug auf die Digitalisierung positiver zu denken und die Chancen, die sich dadurch bieten, zu nutzen, sollten sich viele Unternehmen gerade in puncto mobiles Arbeiten auf die Fahnen schreiben. Klick um zu Tweeten

Zur Person

Markus Köhler hat einen Abschluss als Diplomwirtschaftsingenieur von der Technischen Universität Berlin. Seit 1. Dezember 2015 ist er Mitglied der Geschäftsleitung von Microsoft Deutschland, wo das Unternehmen rund 3.000 Mitarbeiter beschäftigt. Als Senior Director Human Resources zeichnet er dort verantwortlich für das Personalressort. Köhler ist seit zehn Jahren für Microsoft tätig. Bis zu seinem Wechsel in die Geschäftsführung war er als Personalverantwortlicher für Central & Eastern Europe für 33 Länder und 2.500 Mitarbeiter zuständig. Seine Karriere bei Microsoft startete er als HR Business Partner bei Microsoft Deutschland. Zuvor arbeitete er bei Cap Gemini im Bereich Change Management und Transformation als Managing Consultant sowie bei Hewlett-Packard Consulting.

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1 Comment

  1. Das sind interessante Wege, die Microsoft da geht. In meinem Unternehmen haben wir noch feste Schreibtische, aber die Arbeitszeiten wurden sehr flexibel festgelegt. Jeder kann auch mal spontan einen Tag von Zuhause aus arbeiten. Generell finde ich, dass der Aufbruch von Unternehmensstrukturen immer etwas spannendes hat und den Schwung einer Firma voranbringt. Wir merken auch im HR Bereich, dass es mit alten Gewohnheiten nicht vorwärts geht (dazu gibt es hier interessante Artikel: https://www.hrblue.com/w1/hr-trends).

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