Martin König, Projektleiter Betriebliches Gesundheitsmanagement bei Otto

Foto: Martin Köing

Im Gespräch mit Dipl. Gesundheitswirt (FH) Martin König, Projektleiter Betriebliches Gesundheitsmanagement, Otto (GmbH & Co KG)

Wo drückt den Mitarbeitern der Schuh? Um ein genaues Bild von den Sorgen und Nöten seiner Belegschaft zu erhalten, führt der Distanzhändler Otto regelmäßig eine Vollerhebung per Fragebogen durch. Während die Mitarbeiter nur wenige Minuten damit befasst sind, nimmt die Auswertung Monate in Anspruch. Doch der Aufwand lohnt sich, ist Martin König, Projektleiter Betriebliches Gesundheitsmanagement bei Otto, überzeugt. Wie der Seismograph für die Gesundheit und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter funktioniert und warum er auf ein gutes Echo im Unternehmen stößt, erklärt sein Miterfinder am Mittwoch, 11. Mai, im Keynote-Vortrag auf der Corporate Health Convention. Im Interview vorab spricht König über Daten, Dellen und die größte Herausforderung der Zukunft.

Herr König, mit der Gründung des aktiv.net hat Otto in der Gesundheitsförderung frühzeitig auf Ganzheitlichkeit gesetzt – also die Abteilungen Arbeitsmedizin, Arbeitssicherheit und Sozialberatung zusammengeführt. Dann kam der Gesundheitsindex als Instrument hinzu. Wann war das und was ist der Zweck des Tools?

Das war im Jahre 2010: Beim Gesundheitsindex geht es um Gesundheit und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Otto. Dazu analysieren wir en détail, wie es um Ressourcen, Belastungen und die daraus resultierende psychische als auch physische Gesundheit der Kollegen bestellt ist. Mit dem Tool schauen wir uns nicht nur alle Abteilungen und Bereiche an, sondern auch bestimmte Lebens- und Berufsphasen, zum Beispiel, wie geht es den Mitarbeitern, die schon 15 Jahre hier sind? Daraus ziehen wir dann übergeordnete Schlüsse und können entsprechende Maßnahmen und Kampagnen ableiten.

Zu diesem Zweck erheben Sie eine ziemlich große Datenmenge. Wer hat denn dieses Instrument entwickelt?

Das Mannheimer Institut für Public Health hat uns dabei unterstützt. Es hat auf Basis unserer Anforderungen den Gesundheitsindex mitentwickelt.

Aber Sie haben bestimmt, was gemessen werden soll?

Ja, wir wollten erfahren, wie es den anwesenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gesundheitlich geht. Wir hatten damals ausschließlich Erkenntnisse zu der Fehlzeitenquote. Hier wissen wir aus deutschlandweiten Studien beziehungsweise von Fehlzeitenreporten der Krankenkassen, welche Gründe für die Fehlzeiten verantwortlich sind. Wir wollten aber mehr Details. Außerdem wollten wir den Organisationseinheiten, Mitarbeitern und Führungskräften bedarfsorientiert Maßnahmen zur Verfügung stellen.

Also gab es bei Otto keinen besonderen Handlungsbedarf – etwa durch einen hohen Krankenstand. Sie wollten einfach systematischer vorgehen?

Wir wollten die Leistungsfähigkeit näher betrachten, nicht die Krankheit. Weil – und das macht vor Otto nicht Halt – psychische Erkrankungen auf dem Vormarsch sind. Wir wissen auch, dass Otto sich stetig wandeln und permanent Strukturen und Rahmenbedingungen anpassen muss. Und wir wissen, dass Mitarbeiter in solchen Veränderungsprozessen gefordert sind. Von daher wollten wir sowohl ein Frühwarn- als auch ein Evaluationsinstrument etablieren. Und aus unserer Verantwortung heraus Mitarbeiter, Führungskräfte und das Unternehmen bei dieser Aufgabe beraten und unterstützen.

Dazu fragen Sie sowohl die betrieblichen Rahmenbedingungen ab als auch die privaten Ressourcen. Ist dieser Eingriff in die Privatsphäre nicht auf Skepsis gestoßen?

Nein. Die Grundüberlegung war, dass wir die psychische und körperliche Gesundheit ganzheitlicher betrachten. Private Belastungen machen vor dem Unternehmenstor nicht halt, sie werden mit in das Unternehmen hineingetragen. Das sind Rahmenbedingungen, die wir bei der Interpretation berücksichtigen müssen. Otto verfügt ja über eine professionelle Inhouse-Mitarbeiterberatung. Da ist es natürlich interessant herauszufinden, ob wir mit unserer Beratung die Mitarbeiter erreichen oder neue Beratungskonzepte andenken müssen.

Aber natürlich stieß das gesamte Tool am Anfang auf Skepsis. Das ist üblich und auch nicht verwunderlich. Gerade von den Führungskräften wurde es auch ein Stück weit als Evaluationstool angesehen nach dem Motto „Hoppla! Jetzt begutachtet mich jemand!“ Was ja auch erstmal so gelesen werden konnte und kann.

Im Sinne von Kontrolle?

Ja, Kontrolle und die Befürchtung, „jetzt werde ich an den Pranger gestellt“. Das sind alles Dinge, die mitschwingen. Aber unsere gute Kommunikation hat viele Führungskräfte mitgerissen und heute ist es so, dass wir eher gefragt werden, wann denn die nächste Befragung läuft beziehungsweise wann die Ergebnisse denn endlich da sind. Die Befragung hat eben nicht zum Ziel, jemanden bloßzustellen – das wäre kontraproduktiv und entspräche auch nicht unserer Kultur – sondern wir wollen Vorgesetzte unterstützen und sehen uns hier als Wegbegleiter.

Sie befragen aber nicht nur die Führungskräfte, sondern die gesamte Belegschaft?

Genau, das ist eine Vollerhebung. In diesem Jahr sind es knapp 5.300 Mitarbeiter und wir liegen jetzt bei einer Respons-Quote von 67 Prozent, was ein sehr gutes Ergebnis ist. Die Quote ist in den fünf Jahren stetig gestiegen, was uns sagt, dass die Akzeptanz im Unternehmen für das Tool wächst – weil wir natürlich unseren Auftrag sehr ernst nehmen, was die Maßnahmenplanung und Umsetzung im Nachgang beinhaltet.

Wie lange läuft die Befragung?

Zwei Wochen. Das ist eine anonyme Online-Befragung, die im Februar durchgeführt wird. Die Mitarbeiter haben zwei Wochen Zeit zur Beantwortung. Für die Papierfragebögen stehen Urnen bereit, die auch nach zwei Wochen geleert werden.

Wieviel Zeit benötigen die Mitarbeiter für das Ausfüllen des Fragebogens?

Zwei bis fünf Minuten, das geht wirklich total schnell. Darauf haben wir bei der Entwicklung des Tools auch viel Wert gelegt. Ich bin zuvor auf Fragebögen gestoßen, die das Thema mit 150 oder 200 Fragen abdecken. Das war ein No-Go bei Otto. Wir wollten ja eine hohe Respons-Quote haben. Es war dann natürlich eine große Herausforderung für das Institut, das auf 20 Fragen einzudampfen.

Aber mit der Auswertung sind Sie dann vermutlich länger beschäftigt?

Einen Monat. Anschließend, in Phase zwei, nochmal einen Monat, da gehen wir dann mit Personalberatern und Personalentwicklern jedes einzelne Ergebnis durch. Wir analysieren die Ergebnisse von circa 237 ausgewerteten Bereichen. Das ist in der Tat eine Mammutaufgabe.

Ist das wirklich gerechtfertigt?

Ja, der Aufwand lohnt sich, denn nur so können wir mit der Führungskraft beziehungsweise mit der ersten Berichtsebene, den Direktoren, zielgerichtet und damit auch effizient ins Gespräch gehen. Daraus leiten wir passende Maßnahmen ab, die wirklich ganz unterschiedlich ausfallen können.

Hätten Sie dafür ein Beispiel?

Wenn wir Kommunikationsprobleme feststellen, bieten wir zum Beispiel Kommunikationscoachings für die Führungskraft an. Oder wir empfehlen einem Mitarbeiter eine Kurzintervention zum Thema Stress. In Sandwichbereichen, die abhängig sind von vor- oder nachgelagerten Bereichen, kann es darum gehen, die Schnittstellen besser zu definieren.

Da geht es wirklich um die gesamte Bandbreite: Präventionsangebote, Prozessmanagement, Führungskräftetrainings, Mitarbeiter-Workshops, Kampagnen, Programme, Einzelinterventionen. Wir haben auch einen Großbereich mit Gesundheitschecks und Coachings. Hier können Mitarbeiter einen medizinischen Check-up machen und drei Stunden individuelles Coaching in Anspruch nehmen. In diesem Jahr haben wir knapp 100 Interventionen gestartet innerhalb der Organisation. Das ist schon eine ordentliche Summe.

Arbeiten Sie dazu mit Anbietern von außen oder generieren Sie Maßnahmen im Unternehmen mit eigenen Trainern?

Also wir haben hier schon eine professionelle Personalentwicklung, die Workshops moderieren kann und dies auch tut. Aber wir arbeiten auch mit sehr vielen externen Partnern zusammen. Im Gesundheitsmanagement buchen wir zum Beispiel Fitness-Trainer, Psychologen, Ernährungsberater. Sonst wäre das nicht zu schaffen.

Die psychische Gefährdung ist ja aktuell ein großes Thema. Wie messen Sie denn die Stressbelastung?

Dazu gibt es das Themenfeld arbeitsbedingter Stress. Dieses Themenfeld wird abgedeckt durch zwei Items, die unserer Meinung nach das Thema im Arbeitskontext gut beschreiben. Das sind einerseits Probleme und Schwierigkeiten, die ich mit der Bewältigung von Anforderungen habe. Das zweite Indiz für Stress, als Ressourcenfaktor, ist die Unterstützung durch das Team und die Führungskräfte. Hier schauen wir uns an, wie gut die Unterstützungsleistung ausgeprägt ist.

Können Sie ablesen, wo den Mitarbeitern aktuell der Schuh drückt? Die letzte Auswertung stammt noch aus dem Frühjahr 2015, nehme ich an?

Ja, die Zahlen aus dem Vorjahr waren sehr gut. In den Jahren davor hatten wir zwei Restrukturierungs- oder Umstrukturierungsprogramme, die eine Delle im Gesundheitsindex, über alle Bereiche hinweg, hinterlassen haben. Dieses Jahr haben wir nun wieder das Niveau von vor drei Jahren erreicht.

Das heißt, momentan drückt der Belegschaft kaum der Schuh. Während der Umstrukturierungsprozesse, in denen sich alles neu finden musste, war hingegen deutlich zu sehen, dass die Arbeitszufriedenheit zurückging, die Wertschätzung nachließ und damit Probleme und Schwierigkeiten zunahmen. Hier nutzte das Unternehmen den Index auch als Evaluationstool für den Change-Prozess. Auf diese Weise ließ sich erkennen, wo wir handeln müssen, oder auch, wo etwas gut gelaufen ist.

Damit ist die jährliche Befragung immer wieder spannend?

Schon, aber wir haben uns jetzt entschieden, die Befragung alle zwei Jahre durchzuführen. Wirksame Maßnahmen benötigen Zeit, um sich nachhaltig zu entfalten. Wir haben festgestellt, dass ein-Jahres-Horizont zu kurz gegriffen ist. Spannend bleibt es aber allemal: In diesem Jahr war beispielsweise eine Auswertung zu Vollzeit- und Teilzeitmodellen enthalten. Das Ergebnis: Nur eine bestimmte Gruppe der Teilzeitkräfte ist weniger zufrieden – und zwar die mit einem Stellenzuschnitt von 75 Prozent und mehr. Warum das so ist, liegt eigentlich auf der Hand: Diese Mitarbeiter und Kollegen werden als Vollzeitkräfte angesehen und entsprechend gefordert. Man kann aber natürlich auch nach Alter, Geschlecht und Betriebszugehörigkeit Analysen fahren, um zugespitzt zu gucken, wo es bestimmte Zielgruppen gibt, um die wir uns verstärkt kümmern sollten.

Was betrachten Sie als größte Herausforderung in der Zukunft?

Die Frage, die wir uns alle stellen müssen: Wie wollen wir in Zukunft zusammenarbeiten und sind die Modelle, die wir im Moment dafür haben, zukunftsfähig?

In Hinblick auf Führung?

Auch! Die Herausforderung wird sein, damit umzugehen, alle auf diesem Pfad mitzunehmen. Ich bin ganz sicher, wir sind auf dem richtigen Weg: Otto hat sich kulturell als auch strukturell schon sehr modernisiert. Von außen betrachtet ist das nicht so gut erkennbar. Aber intern, einige Bereiche, haben fast schon Start-up-Charakter. Kürzlich ging vom Vorstand zudem das Signal aus, die Duz-Kultur einzuführen, für alle. Das ist ein großer Schritt in Richtung Nähe. Ich finde das großartig, obwohl es sich zunächst noch komisch anfühlt.

In Sachen Gesundheitsmanagement und aktiv.net ist Otto definitiv ein Vorreiter. Ihre Erfahrungen und Erkenntnisse dazu teilen Sie offenbar gerne mit der Öffentlichkeit, in Kürze ja auch mit dem Publikum der Corporate Health Convention. Haben Sie keine Angst davor, dass alle auf den Zug aufspringen, oder dominiert ganz klar der Werbeeffekt?

Alles zusammen. Sagen wir es so: Ich bin ein Fan davon, Wissen zu teilen. Wenn ich jemand Wissen gebe, gehe ich davon aus, dass ich Wissen zurückbekomme – und nur so kommen wir voran in der Gesellschaft. Alles für sich zu behalten, hilft niemanden. Es liegt aber natürlich im originären Interesse eines jeden Unternehmens, Innovationen erst einmal für sich behalten zu wollen. Das muss man auch berücksichtigen und respektieren.

Das andere ist, dass wir unseren Tochterunternehmen und anderen interessierten Unternehmen das Tool zum Kauf anbieten. Warum auch nicht? Wenn uns andere kopieren, haben wir auch ein Zeichen gesetzt. Das Instrument an sich ist dabei gar nicht so spannend – herausfordernd ist eher, was mache ich damit? Prozessual und kulturell entwickeln wir den Index ja permanent weiter. Unternehmen, die das Tool übernehmen, kommen genau an diesen Punkt: Was leite ich aus den Ergebnissen ab? Das ist die eigentliche, spannende Aufgabe!

Interview: Petra Jauch

–Veranstaltungstipp–
Keynote-Vortrag von Martin König:
„Gesundheitsmanagement strategisch ausrichten und steuern“

Corporate Health Convention, Messe Stuttgart, Halle 4, Praxisforum B
Mittwoch, 11. Mai 2016, 10.00 bis 10.45 Uhr

Über Martin König

Martin König, Dipl. Gesundheitswirt (FH), Jahrgang 1981, studierte Gesundheits- und Sozialwissenschaft in Magdeburg. Seit 2008 ist er als Berater und Projektleiter für Gesundheitsprojekte im aktiv.net bei der Otto (GmbH & Co KG) tätig. Martin König leitet die Erhebung, Auswertung und Weiterentwicklung des OTTO-Gesundheitsindex, die daraus resultierende Beratung von Führungskräften und Mitarbeitern sowie die Initialisierung von Gesundheitsförderungsprojekten. Darüber hinaus berät er externe Unternehmen und Unternehmen der otto group bei der Einführung eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements. König ist aktives Mitglied im Berufsverband Gesundheitsförderung e.V.

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