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Quelle: StockSnap.io – Pawel Kadysz

New Work oder arbeiten 4.0 – die Digitalisierung der Wirtschaft und die damit einhergehenden Veränderungen der Arbeitswelt sind aktuell in aller Munde. Personalern fällt dabei die Aufgabe zu, den Wandel im Unternehmen voranzutreiben oder zumindest zu moderieren: HR soll sich um die Work-Life-Balance kümmern, lebensphasenorientierte Arbeitszeitmodelle entwerfen und zudem auch noch die richtigen Mitarbeiter einstellen.

Doch wie können Personaler im Unternehmen den Wandel begleiten, wenn sie selbst noch kiloweise Papier bewegen? Warum tut sich HR mit der Digitalisierung so schwer?

Ich habe nach Antworten gesucht und 6 Gründe gefunden, die Personaler dafür anführen – und über Lösungen nachgedacht, die diese Gründe aus der Welt räumen können:

  1. Da muss ich (HR) den Betriebsrat fragen

Richtig, wir sprechen über Personaldaten und Datenschutz und da braucht es Vereinbarungen mit den Arbeitnehmervertretungen. Na und? Ist das nicht die große Domäne der Personaler? Wenn es um Abbaumaßnahmen oder Altersvorsorge geht, stehen Personaler doch auch ihren Mann oder ihre Frau. Und Betriebsratsarbeit kann wesentlich einfacher und schneller sein, wenn sie in die Arbeitsprozesse per Workflow eingebunden wird.

Und die Lösung? Nutzt eure Netzwerke!

Personaler sind Profis darin, persönliche Netzwerke aufzubauen und zu pflegen. Da finden sie sicher jemanden, der so etwas schon einmal gemacht hat und Muster-Betriebsvereinbarungen zur Verfügung stellen kann. – etwa vom richtigen Dienstleister. Es geht darum, das Thema positiv zu „verkaufen“ – und das ist möglich, denn es hilft beiden Seiten, wenn man sorgfältig mit den Daten umgeht.

  1. Da brauche ich (HR) die IT

Eine der größten Sorgen von Personalern ist die Abstimmung mit der IT. Mal davon abgesehen, dass die IT mit Fachbegriffen um sich wirft und als erstes entgegnet, dass die Security nicht gewährleistet ist, hat sie nie Zeit für die Personaler. Zuerst kümmert man sich um Core-Systeme, dann kommen die Finanzsysteme und internen IT-Bereiche und zum Schluss darf dann irgendwann die Personalabteilung Wünsche äußern.

Und die Lösung? Nehmt die Private Cloud!

Das scheinbare Desinteresse hat nichts damit zu tun, dass die IT nicht will. Auch in diesem Bereich wurden in den letzten Jahren Kapazitäten reduziert. Durch intelligente Private Cloud-Lösungen muss die IT nicht viel Arbeit einbringen und die Systeme werden dennoch auf höchsten Sicherheitsstandards betrieben.

  1. Das kostet Geld

„Um unsere eigenen Prozesse umzustellen, muss ich erst viel Geld in die Hand nehmen.“ Natürlich muss ich Geld in die Hand nehmen, die Systeme müssen nun einmal entwickelt, gewartet und betrieben werden – es wäre falsch, zu sagen, das kostet alles nix.

Und die Lösung? Rechnet mal betriebswirtschaftlich!

Wie schaffen es andere Bereiche, dass für sie investiert wird? Sie haben gelernt, klare ROI-Berechnungen aufzustellen. Damit tun sich Personalbereiche immer noch schwer. Aber warum? Wir haben eine Berechnung zum ROI einer digitalen Personalakte veröffentlicht. Die Berechnung ist schnell gemacht und für jeden nachvollziehbar.

  1. Das ist nicht sicher

Die IT ist ein offenes Scheunentor. Da kann jeder mitlesen und alle Daten kopieren. Doch wie sieht es heute mit der Sicherheit aus? Wer darf in der Poststelle Kuverts öffnen, wer hat seine Schränke mit Personalakten oder sonstigen Unterlagen ständig abgeschlossen, wer räumt seinen Schreibtisch auf, wenn Besuch oder abends die Putzfirma kommt? Auch privat buchen wir Reisen übers Internet, zeigen unsere Urlaubsfotos auf Facebook, nutzen Whatsapp und wickeln unsere Bankgeschäfte online ab.

Und die Lösung? Vertraut den Profis!

Professionelle Anbieter und Systeme haben viele Prüfungen von Datenschützern, Audits, ISO-Zertifizierungen hinter sich. Natürlich lässt sich die Sicherheit immer noch anzweifeln, aber wie genau prüfen Sie das Rechenzentrum Ihrer Bank oder Ihres Einwohnermeldeamts? Achten Sie einfach darauf, einen Dienstleister mit Erfahrung und den entsprechenden Referenzen auszuwählen.

  1. Das schaffen wir eh nicht, wir haben gerade jetzt so viel zu tun

„Ihre Säge ist ja total stumpf! Wollen Sie sie nicht einmal schärfen?“ Darauf stöhnt der Waldarbeiter erschöpft auf: „Dafür habe ich keine Zeit – ich muss sägen!“ Klar, wer kennt das nicht? Die Digitalisierung bringt der Personalarbeit so viele Effizienzmöglichkeiten, dass es eigentlich sträflich ist, nicht gestern schon damit angefangen zu haben. Aber immer kommen sofort Bedenken: „Bis wir das alles so umgesetzt haben“, „das ist zu viel Umstellung für uns“, „das Projekt ist zu aufwändig“…

Und die Lösung? Packt es an – wenn nicht jetzt, wann dann?!

Natürlich gibt es immer viel zu tun: Zum Jahreswechsel kommen Gesetzesänderungen, im Frühjahr stehen Bescheinigungen und Tarifänderungen an, im Sommer machen wir Urlaub und im Herbst bereiten wir uns auf den Jahreswechsel vor. Es ist nie die richtige Zeit – außer man nimmt sie sich endlich!

  1. Es läuft doch

„Wir haben alles im Griff, die Abrechnung kommt jeden Monat pünktlich, die Mitarbeiter haben gute Verträge und die Akten sind sauber abgelegt. Warum sollen wir etwas ändern?“ Klar, die Administration haben wir im Griff, aber was ist mit dem Rest? Zum einen droht die Kostenfalle, wenn Personaler ihre Prozesskosten nicht laufend überprüfen, zum anderen landen sie in einer administrativen Sackgasse. Die Administration ist eines der wesentlichen Themen der Personalabteilung. Aber nach der Pflicht kommt die Kür: Themen wie Recruiting, Talent Management, Candidate Experience oder Personalmarketing.

Und die Lösung? Schafft euch Freiheiten für die Kür!

Die eigene Digitalisierung voranzutreiben, nützt in vielfacher Hinsicht: Sie schafft Freiräume für die Kür und bietet Möglichkeiten, andere einzubeziehen, ohne die Hoheit darüber zu verlieren. Sie eignet sich als Profilierungsprojekt: Personaler können zeigen, dass sie einmal nicht die letzten sind, die auf den Zug aufspringen. Denn eines ist klar: die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten. Wer sich dagegen wehrt, wird verlieren.

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Eggert_onlineÜber den Autor

Schon seit fast 30 Jahren beschäftigt sich Thomas Eggert mit dem Thema Personalarbeit, ob zuerst als Personalmanager oder später als Partner von HR. Sein Fokus gilt vor allem dem operativen Personalmanagement, das neben Themen wie Recruiting oder Personalentwicklung die Basis des Personalgeschäfts absichert. Zudem ist ihm die Effizienz in modernen Personalabteilungen wichtig. Thomas Eggert ist Geschäftsführer der BEGIS GmbH, der efee consult GmbH und in den verschiedensten Gremien tätig – wie etwa im Messebeirat der Zukunft Personal.

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